Secrétaire/Chargé d'accueil H/F

Présentation de la Croix-Rouge française :

Forte de ses 66 275 bénévoles et 16 700 salariés engagés en France comme à l'étranger, la Croix-Rouge française, c'est à la fois une association loi 1901 reconnue d'utilité publique, de volontaires engagés depuis plus de 150 ans sur de nombreux fronts de la lutte contre les précarités, et une entreprise à but non lucratif de services dans les champs sanitaire, social, médico-social et de la formation.

La filière "Croix Rouge Compétence" :

Sur le seul champ de la formation, la filière formation de la Croix-Rouge française, nommée Croix-Rouge Compétence, se déploie au travers de 11 directions régionales qui comptent 60 établissements de formation répartis sur tout le territoire français. Chaque année plus de 17 000 personnes sont formées à 30 métiers du sanitaire et social par la voie de la formation initiale et celle d'apprentissage ou de la validation des acquis de l'expérience, plus de 90 000 stagiaires en formation professionnelle dans les domaines du sanitaire-social et de la santé-sécurité au travail, et plus de 1500 personnes sont accompagnées dans la voie de la préqualification.

Toutes ces structures, au cœur des enjeux de société, développent de nouveaux projets et travaillent à des solutions innovantes. En nous rejoignant, vous contribuerez au développement de nos formations en partageant notre engagement et notre éthique.

Présentation de Croix-Rouge Compétence Nouvelle-Aquitaine, site de Limoges

Croix-Rouge Compétence Nouvelle-Aquitaine (CRC NA) emploi environ 190 salariés, implantés sur 9 sites de formation : Bègles (33), Lesparre-Médoc (33), Bizanos (64), Limoges (87), Brive-la-Gaillarde (19), La Couronne (16), Cognac (16), Chasseneuil-du-Poitou (86) et Rochefort (17), qui forment chaque année plus de 2 700 personnes en formation « métiers » et près de 7 000 professionnels en formation continue.

En nous rejoignant, vous contribuerez au développement de nos formations en partageant notre engagement et notre éthique.

Découvrez nous sur notre site internet : competence.croix-rouge.fr

Poste

C'est au sein du site de Bègles de Croix-Rouge Compétence que nous recrutons dans le cadre d'un CDD de 12 mois : un Secrétaire/Chargé d'accueil H/F

Découvrez votre futur poste :

Rejoignez une équipe engagée dans un environnement stimulant, au cœur de la formation dans le secteur sanitaire et social. En tant que secrétaire d'accueil, vous êtes le premier visage de l'établissement… mais aussi l'un des piliers de l'organisation quotidienne !

Vos missions :

Accueil & secrétariat :

• Accueillir, orienter et renseigner avec sourire les visiteurs, étudiants, formateurs et partenaires en assurant une communication adaptée aux différents publics accueillis
• Gérer les appels téléphoniques, les emails, le courrier (réception, traitement, diffusion).

• Informer sur les activités de l'institut et assurer une première information concernant l'offre de formation en réponse aux questions. (Programmes - dispositifs de formation - dates - présence…)
• Gérer l'accueil téléphonique et collecter les demandes relatives aux services proposés par l'établissement, vous les identifiez et orientez les interlocuteurs concernés.
• Assurer la traçabilité des informations en référence aux documents qualité.
• Assurer la gestion de la boite mail et assurer la diffusion d'informations interne et/ou externe, selon les consignes qui vous sont données.
• Participer à la préparation d'évènements (Journée porte ouverte - journées des recruteurs - réunions partenaires …)
• Mettre en forme, classer, archiver, reproduire les documents de manière efficace et conforme aux procédures qualité
• Participer à la vie de l'établissement en assurant la logistique de base (commandes, fournitures, matériel).

Gestion des activités administratives :

• Participer à la gestion du courrier (ouverture et transmission, affranchissement) et de la messagerie (traitement des demandes mails, diffusion des informations en interne).
• Venir en appui dans le cadre de rédaction de courriers, notes et formulaires, reproduction et diffusion de documents, mise à jour de tableaux de bords, classement et archivage, élaboration d'outils de suivi, saisies de données, gestion des mailings et bases de données.
• Contribuer et participer à l'élaboration de supports de communication en réponse aux demandes des services et dans le respect de la démarche qualité de l'Institut (édition de documents d'informations, plaquettes, affiches, etc.).
• Edition des émargements et saisie des absences (CFA et cours obligatoires)
• Participer au rangement et à l'archivage

Suivi logistique :

• • Vous réceptionnez les colis et les distribuez à leurs destinataires
  • Vous assurez la transmission des commandes de fournitures
  • Vous assurez la gestion des clés et registre et procédures associées
  • Vous assurez la gestion de l'ouverture des barrières à l'entrée du site

Vous travaillez en étroite collaboration avec les différents pôles de Croix-Rouge Compétence Nouvelle-Aquitaine.

Vous prenez part à la vie institutionnelle de CRC NA et participez aux activités transversales et multi-filières.

Rejoindre la Croix Rouge française :

C'est rejoindre une grande association qui œuvre quotidiennement auprès des personnes vulnérables et une organisation inclusive qui considère la diversité de ses collaborateurs comme un atout capital ! Signataire d'un accord "Diversité et égalité professionnelle". Notre Association marque ainsi sa volonté de prohiber toute forme de discrimination. Nous nous sommes engagés auprès de nos salariés sur des thèmes aussi divers que l'égalité femmes/hommes, l'emploi des seniors, le handicap, l'orientation sexuelle, le genre.

Vous donnez de l'importance aux principes et valeurs défendus et portés par la Croix-Rouge française (Humanité, Impartialité, Neutralité, Indépendance, Volontariat, Unité, Universalité) ?

Alors ce poste au sein de notre structure est idéal pour vous !

De plus, nos collaborateurs bénéficient de divers avantages (Compte Épargne Temps, garantie d'évolution de la rémunération, prime de fin d'année, mutuelle et prévoyance avantageuses, accompagnement sur les thématiques du travail, logement, famille, santé par notre réseau d'assistantes sociales…).

Découvrez le témoignage de nos collaborateurs

Date de prise de poste souhaitée

Dès que possible

Votre profil :

Ce poste est fait pour vous si...

✅ Vous aimez jongler entre l'accueil, les bases de données et les classeurs (et vous savez toujours où vous rangez les choses).✅ Vous avez une bonne maîtrise des outils bureautiques, et êtes à l'aise avec les logiciels spécifiques.✅ Vous êtes rigoureux·se, organisé·e et avez le sens de la confidentialité.✅ Vous avez un excellent relationnel, le sens de l'écoute… et un petit grain de bonne humeur qui rend les journées plus douces !

Votre profil

• Bac+2 dans le domaine administratif, secrétariat ou gestion.
• Une expérience dans un environnement de formation ou dans le médico-social est un plus.
• Maîtrise des outils bureautiques et appétence pour les logiciels métiers.